Optimizar recursos para un viaje de trabajo no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Aquí encontrará algunas recomendaciones para preparar mejor las finanzas de su empresa ante un eventual desplazamiento.
Cuando se trata de realizar viajes de trabajo, muchas empresas enfrentan problemas a la hora de gestionar las finanzas de procesos como ajustar presupuesto, comprar tickets o buscar estadía, lo que termina generando sobrecostos, enredos y estrés.
Sin embargo, no hay razón para gastar de más cuando se puede optimizar adecuadamente los recursos, especialmente si el motivo detrás del viaje es de carácter inevitable o imprescindible, como cerrar algún negocio o asistir a un evento importante.
Si se trata de ahorrar dinero en un viaje de negocios, la mejor solución no siempre es eliminar gastos de tajo, sino administrar estratégicamente el dinero para cada actividad, dejando espacio a los ajustes de presupuesto de última hora sin que ello afecte el desarrollo del motivo por el cual se hace el viaje.
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Si lo que quiere es evitar los extremos y tener un viaje productivo y placentero, siga estos consejos:
Establece un calendario de viajes y eventos
Dar este paso de manera proactiva te permitirá comprar tickets de transporte y hospedajes a un precio más competitivo, con lo cual podría significar ahorrar una buena cantidad de dinero.
Para ello, es clave que revises con antelación —idealmente a principio de año— qué reuniones podrían tener lugar en cada ciudad o país y cuáles podrían requerir trasladarse.
Incluye un presupuesto adicional en caso de emergencia
Muchas empresas con presupuestos acotados suelen brindar viáticos limitados que fuerzan a los viajeros a encontrar maneras de ahorrar dinero a toda costa.
Evalúa en qué escenario te encuentras y si podrías necesitar dinero adicional y cuáles situaciones suelen generar gastos extra de manera inevitable, de manera que el objetivo del viaje no se vea truncado por reducir su presupuesto.
Sácale provecho a las herramientas digitales
Bien sea porque el viaje surgió de manera repentina o porque tu equipo de trabajo no cuenta con suficiente tiempo, plataformas digitales especializadas pueden ayudarte a hacer presupuestos y gestionar viáticos.
Estas herramientas, además, te evitarán cargar recibos o facturas en varias plataformas, digitalizándolas simultáneamente mediante una foto desde el celular, para que así puedas concentrarse en los objetivos de tu viaje y tengas un balance actualizado de los gastos durante el mismo viaje o a tu regreso.
Contrata un seguro de viaje que cubra múltiples riesgos
Aunque los viajes de trabajo suelen ser cortos y expeditos, siempre existe la posibilidad de perder un vuelo, requerir un día adicional de estadía o de sufrir accidentes.
Todos estos imprevistos pueden generar gastos que resultan más costosos cuanto más urgentes son, sobre todo si incluyen transporte de emergencia o atención médica.
Elije destinos estratégicos
Siempre que puedas elije destinos de negocios que además de ser llamativos, estén bien ubicados, esto te permitirá reducir costos en comparación con aquellos que por su popularidad son más caros.
Por ejemplo, prefiere ciudades con aeropuertos dentro de la ciudad, para evitar peajes o tarifas adicionales de transporte.
Muchos se apresuran en decidir cuáles gastos deben considerarse y cuáles no sin un criterio objetivo, pensando en cómo reducir el impacto económico del viaje.
Lo mejor de relegar ciertas tareas a la tecnología contable es el poder de la automatización de cálculos de gastos y presupuestos.
Incluso, muchas de estas App funciona sin Internet, lo que es conveniente cuando no se tiene un plan de datos, acceso a roaming internacional o durante un vuelo, permitiendo aprovechar el sistema desde cualquier parte del mundo.